ETKİNLİKLERDE EN BÜYÜK 10 SORUN NASIL DÜZELTİLİR

LONDRA - Grup ve etkinlik rezervasyonları, bir otelin en değerli gelir kaynaklarından bazılarını oluşturur. Ancak aynı zamanda en büyük sorunlarını da beraberinde getirir.
Hotel Tech Report, Capterra, G2 ve Software Advice'daki doğrulanmış yorumları ve otelcilik satış gruplarındaki tartışmaları inceledi. Şikayetleri temalara göre sınıflandırdı ve her birinin ne sıklıkla ortaya çıktığını saydı. Satış müdürleri, catering yöneticileri, etkinlik koordinatörleri ve resepsiyon ekipleri aynı on sorunu tekrar tekrar dile getirdi.

İşte otelcilerin kendi ifadeleriyle, pratik çözümler ve SalesAndCatering.com'un STS Cloud çözümü bunların her birini nasıl ele alıyor.

1. "Grup bloklarını yönetmek saatler sürüyor."

Katılımcı listeleri değişiyor, tarihler kayıyor ve gruplar son tarihe kadar oda ekleyip çıkarıyor. Her değişiklik telefon görüşmelerine, e-postalara ve manuel PMS güncellemelerine dönüşüyor. Otelciler, yoğun bir grubun tüm öğleden sonrayı tüketebileceğini söylüyor.

Çözüm: Blokları tek bir yerden yönetin, hedefleri ve tavan değerlerini görünür hale getirin ve değişikliklerin otomatik olarak PMS'ye aktarılmasını sağlayın.

STS Cloud bunu nasıl çözüyor: STS Cloud'un GRC'si, hedef fiyatlar ve grup tavanlarıyla birlikte mevcut rezervasyonları gösteriyor. Bloklar, sınırsız oda tipini destekliyor ve güne göre satış için iki tablo sunuyor. PMS bağlantısı sayesinde, gruplar otomatik olarak PMS'ye aktarılıyor ve gerçek doluluk oranları STS Cloud'a geri dönüyor.

2. "Aynı bilgiyi beş farklı yere giriyorum."

Satıcılar, CRM'ye bir hesap giriyor, PMS'de yeniden oluşturuyor, BEO'ya kopyalıyor ve tekrar sözleşmeye yapıştırıyor. Bu, doğrulanmış yorumlarda en sık karşılaşılan şikayetlerden biriydi ve her yeniden giriş hata olasılığını artırıyordu.

Çözüm: Bilgileri bir kez girin ve rezervasyon, belgeler ve PMS boyunca otomatik olarak kaydedilmesini sağlayın.

STS Cloud bunu nasıl çözüyor: STS Cloud, CRM, grup odaları, etkinlik alanları, catering, belgeler ve raporlamayı tek bir web tabanlı sistemde bir araya getiriyor. Rezervasyon verileri doğrudan sözleşmelere ve BEO'lara entegre ediliyor ve çift yönlü bağlantı, STS Cloud'u OPERA by Oracle Hospitality, Infor HMS, Mews, Cloudbeds, Stayntouch, SkyTouch, choiceADVANTAGE, Jonas Chorum ve RoomKey PMS dahil olmak üzere PMS platformlarıyla bağlıyor.

3. "Potansiyel müşteriler boşa gidiyor."

Sorular web sitesi, telefon, resepsiyon ve kişisel e-posta kutuları aracılığıyla geliyor. Yeni satış müdürleri, takip etmenin güvenilir bir yolu olmadan az sayıda potansiyel müşteriyle karşılaşıyor ve hafta sonunu aşan sorular genellikle rakiplere gidiyor.

Çözüm: Her sorguyu tek bir sisteme yönlendirin, ekibi hemen uyarın ve her seferinde bir sonraki adımı planlayın.

STS Cloud bunu nasıl çözüyor: Çevrimiçi RFP formları, potansiyel müşterileri doğrudan STS Cloud'a gönderiyor ve ekip, geldikleri anda bilgilendiriliyor. Resepsiyon personeli, aynı formları kullanarak konuk görüşmelerinden elde edilen potansiyel müşterileri gönderebiliyor. Kullanıcı paneli, bekleyen takip işlemlerini ve hatırlatmaları gösteriyor.

4. "Tekliflerimiz geç ve eksik bir şekilde gönderiliyor."

Planlamacılar, otel tekliflerinin genellikle yavaş geldiğini veya eksik ayrıntılar içerdiğini, çünkü satıcıların bunları e-posta yazışmalarından, tasarım şablonlarından ve elektronik tablolardan derlediğini söylüyor. Rekabetçi bir ihale sürecinde, yavaş bir yanıt, saha ziyareti öncesinde gruba maliyet getirebilir.

Çözüm: Mevcut içeriklerden oluşan tek bir kütüphaneden teklifler oluşturun ve derleme süresini saatlerden dakikalara indirin.

STS Cloud bunu nasıl çözüyor: ProposalPath ile STS Cloud'u geliştirin. ProposalPath Yapay Zeka Asistanı, bir teklif talebini, e-postayı, Word belgesini, görüşme dökümünü, el yazısı notları veya ses kaydını 60 saniye gibi kısa bir sürede düzenlenebilir dijital bir teklife dönüştürüyor. Menüler, ses/görüntü fiyatlandırması ve bilgi sayfaları tek bir yerde bulunuyor ve teklifler, planlayıcının telefonu da dahil olmak üzere herhangi bir cihazda çalışıyor.

5. "Satış temsilcileri müşterilere yerine getiremeyeceğimiz şeyler vaat eder."

Operasyon ve ön büro ekipleri, aşırı satış ve kötü müşteri aktarımı konusunda şikayetçi oluyor. Bunun temel nedeni genellikle görünürlük eksikliğidir: Satış ekibi, operasyon ekibinin gördüklerini göremez ve operasyon ekibi de verilen sözleri çok geç öğrenir.

Çözüm: Satış ve operasyon ekiplerine alan, oda ve imzalanmış taahhütler konusunda aynı görünümü sağlayın.

STS Cloud bunu nasıl çözüyor: Fonksiyon takvimi gerçek alan müsaitliğini gösteriyor, GRC'deki grup tavanları oda satışlarının aşırıya kaçmasını önlüyor ve imzalı elektronik sözleşmeler her rezervasyonun içinde saklanıyor. Vaat edilenleri kontrol etmesi gereken herkes bunu görebiliyor.

6. "Etkinlik detayları grup sohbetlerinde kaybolabiliyor."

Ziyafet ve yemek servisi ekipleri, etkinlik günü talimatlarını kalabalık mesaj dizilerinde gizleyerek açıklıyor. Ziyafet şefi, mutfak ve kurulum ekibinin her biri planın farklı bir versiyonuyla çalıştığında, müşterinin önünde hatalar meydana geliyor. Kullanıcı başına yazılım fiyatlandırması durumu daha da kötüleştiriyor çünkü işletmeler girişleri sınırlandırıyor ve operasyon personeli dışarıda kalıyor.

Çözüm: Her departmanın açabileceği tek bir yetkili olay kaydı.

STS Cloud bunu nasıl çözüyor: Birleştirilmiş BEO'lar ve grup özetleri, personelin uygulama için gereken her ayrıntıdan haberdar olmasını sağlıyor. Günlük etkinlik özetleri ve bilgilendirme panosu raporları, her departmana günün net bir görünümünü sunuyor. Fiyatlandırmaya sınırsız kullanıcı dahildir, bu nedenle ziyafetler, mutfak ve resepsiyonun tümü giriş yapabilir.

7. "Sözleşmelerin ve ihale emirlerinin hazırlanması ve imzalanması çok uzun sürüyor."

Otelciler, birleşmeyen sözleşmelerden, elle yeniden oluşturulan BEO'lardan ve e-posta yoluyla takip edilen imzalı evraklardan bahsediyorlar. İmzalanmamış bir sözleşmenin her geçen günü, müşterinin başka bir yerde sözleşme imzalayabileceği bir gündür.

Çözüm: Kendi şablonlarınızdan belgeleri otomatik olarak birleştirin ve imzaları aynı sistem içinde toplayın.

STS Cloud bunu nasıl çözüyor: STS Cloud'un belge iş akışı, istediğiniz şekilde tasarlanmış şablonlardan sözleşmeleri ve BEO'ları birleştirir. DocuSign tarafından desteklenen e-imza özelliği, ekiplerin sistemden çıkmadan belge oluşturmasına ve işlemesine olanak tanır. İsteğe bağlı kredi kartı yetkilendirme formu, yalnızca belirlenmiş kullanıcıların erişebileceği PCI uyumlu depolamayı destekler.

8. "Müşteriler geçen yılın menüsüne bakıyorlar."

Eski fiyatlandırmayı içeren güncel olmayan menü PDF'leri, tatsız konuşmalara ve kar marjlarının azalmasına neden olur. Müşteriler ayrıca bir elektronik tablodan ve oda adından etkinliği zihinlerinde canlandırmakta zorlanırlar.

Çözüm: Her zaman güncel ve kolayca görülebilen menüler ve düzenler paylaşın.

STS Cloud bunu nasıl çözüyor: Çevrimiçi Menüler, menü verilerini her zaman mevcut seçimleri ve fiyatlandırmayı gösteren, her müşteriye uygun kategorilere göre filtrelenmiş etkileşimli bir web bağlantısına dönüştürüyor. Visrez, bağlantı veya PDF olarak paylaşılabilecek fotogerçekçi 3D etkinlik düzenleri oluşturuyor ve toplantı alanı haritalama aracı, kullanılan odaları boyut ve kapasite özellikleriyle gösteren kat planlarını otomatik olarak oluşturuyor.

9. "İşletmenin nerede durduğunu göremiyorum."

Yöneticiler, raporların çok yüzeysel, çok yavaş veya özelleştirilmesinin çok zor olduğunu söylüyor; bu nedenle hız ve üretimle ilgili temel soruları yanıtlamak için verileri elektronik tablolara aktarıyorlar. Yönetim şirketleri en çok zorlanıyor çünkü her mülk farklı şekilde raporlanıyor.

Çözüm: Her kullanıcının filtreleyebileceği standart raporlar ve yöneticiler için canlı gösterge panelleri.

STS Cloud bunu nasıl çözüyor: STS Cloud'un raporlama kütüphanesi satış faaliyetleri, yıllık grup ve catering, tempo, GRC, günlük etkinlik özeti, bilgilendirme panosu ve mevduat raporlarını kapsar. Veri Zekası paketi, gerçek zamanlı gösterge panelleri, ekip KPI karşılaştırmaları, performans kıyaslaması ve portföy görünümleri ekler. Yönetim şirketleri, mülkler genelinde süreçleri standartlaştırabilir ve tüm portföyü izleyebilir.

10. "Araçlarımız çok karmaşık ve eğitim asla bitmiyor."

Otel satışlarında personel devir oranı yüksek. Karmaşık kurumsal sistemler, her yeni çalışanı bir proje haline getiriyor ve değerlendiriciler, kısa eğitimlerin ardından çalışanların sistemin büyük bir kısmını kendi başlarına öğrenmek zorunda kaldıklarını söylüyor. Diğer işletmeler ise tedarikçilerinin desteğini kestiği eski sistemlere takılıp kalmış durumda.

Çözüm: Hızlı benimseme için tasarlanmış bir sistem, gelecekteki çalışanlara da aktarılan eğitim ve uzun vadeli güvenilirliği olan bir tedarikçi.