İSTANBUL — Otel işletmelerinde kârlılığı artırmanın yolu yalnızca daha fazla oda satmaktan veya konaklama fiyatlarını yükseltmekten geçmiyor. Telekomünikasyon, yazılım lisansları, enerji, atık toplama, çamaşır hizmetleri, ödeme komisyonları ve sigorta gibi giderlerdeki fazla ödemeler, işletmelerin kazancını sessizce azaltabiliyor.
Larry Levine, otel maliyetlerine ilişkin değerlendirmesinde, yönetimlerin görünür operasyon giderlerini yakından izlerken faaliyetleri destekleyen dolaylı harcamalara yeterince zaman ayıramayabildiğine dikkat çekiyor. Tedarikçi fiyatlarının değişmez kabul edilmesi ise tasarruf fırsatlarının kaçırılmasına neden olabiliyor.
Hizmeti kısmadan tasarruf mümkün
Artan maliyetler karşısında bazı oteller oda olanaklarını azaltıyor, temizlik sıklığını düşürüyor veya personel giderlerini sınırlamaya çalışıyor. Bu kararlar, misafir memnuniyeti ve hizmet kalitesi üzerinde baskı yaratabiliyor.
Levine’e göre, dolaylı giderlerin ayrıntılı incelenmesi farklı bir tasarruf alanı açıyor. Kullanılmayan hizmetlerin kaldırılması, hatalı faturaların düzeltilmesi ve sözleşme koşullarının yeniden müzakere edilmesi, operasyonu destekleyen harcamaları azaltabiliyor.
Burada belirleyici olan, yalnızca tedarikçiden indirim istemek değil; satın alınan hizmetin kapsamını, kullanım miktarını ve benzer işletmelerin ödediği bedelleri birlikte değerlendirmek.
Atık toplamada gereksiz seferler maliyeti büyütüyor
Atık yönetiminde konteyner kapasitesi ve toplama sıklığının işletmenin gerçek ihtiyacına uymaması, gereksiz harcamalara yol açabiliyor.
Levine’in aktardığı bir örnekte, bir otelin atık sıkıştırma konteynerinin yaklaşık yüzde 11 dolulukla ayda birkaç kez boşaltıldığı belirtiliyor. Değerlendirmeye göre, ihtiyaçtan sık yapılan bu işlemler işletmeye yılda yaklaşık 10 bin dolar ek maliyet oluşturuyor.
Bu örnek, birim fiyat kadar hizmet sıklığının da kontrol edilmesi gerektiğini gösteriyor. Daha düşük bir taşıma bedeli üzerinde anlaşmak, gereksiz seferler devam ettiği sürece tasarrufun yalnızca bir bölümünü sağlayabiliyor.
Kullanılmayan yazılım lisanslarına dikkat
Bilişim ve telekomünikasyon harcamalarında ise kullanılmayan abonelikler, aynı işlevi sağlayan birden fazla yazılım ve zaman içinde artan ücretler öne çıkıyor.
Otellerin yazılım envanterini güncel tutması, aktif kullanıcı sayısıyla lisans sayısını karşılaştırması ve yenileme koşullarını izlemesi önem taşıyor. İnternet, telefon ve diğer iletişim hizmetlerinin faturalarında yer alan kalemlerin de sözleşmeyle karşılaştırılması gerekiyor.
Fotokopi ve yazıcı sözleşmelerinde bakım, toner, yedek parça ve işçilik bedellerinin hangi koşullarda karşılandığı, toplam maliyeti doğrudan etkileyebiliyor.
Otel gruplarında ortak satın alma fırsatı
Birden fazla tesise sahip gruplarda her otelin ayrı tedarikçilerle çalışması, toplam satın alma gücünün kullanılmasını zorlaştırabiliyor.
Levine, 23 tesisten oluşan bir otel grubuyla yapılan görüşmede, üst yönetimin üniforma ve nevresim hizmetleri için kullanılan toplam tedarikçi sayısını ve yıllık harcamayı bilmediğini aktarıyor. Her tesisin süreci ayrı yönetmesi nedeniyle grup genelinde ortak bir hizmet sözleşmesi bulunmadığını belirtiyor.
Harcamaların tek merkezden görünür hale getirilmesi ve ortak koşulların müzakere edilmesi, fiyatların yanı sıra hizmet standartlarının karşılaştırılmasını da kolaylaştırabiliyor.
Kart komisyonları ve sigorta da incelenmeli
Oda, restoran, toplantı ve etkinlik gelirlerinin önemli bölümünün kartla tahsil edilmesi, ödeme işlem ücretlerini oteller için önemli bir gider kalemine dönüştürüyor. Kart türü ve işlemin gerçekleştirilme biçimine göre değişebilen komisyonların, toplam tahsilat üzerinden değerlendirilmesi gerekiyor.
Sigortada ise fiyatla birlikte teminat kapsamının, muafiyetlerin ve poliçe koşullarının karşılaştırılması önem taşıyor. Amaç, işletmenin ihtiyaç duyduğu korumayı sürdürerek uygun maliyetli seçenekleri belirlemek.
Levine’in değindiği enerji tarifeleri ve emlak vergisi değerlemelerine ilişkin fırsatlar ise faaliyet gösterilen ülkenin mevzuatına ve piyasa yapısına göre değişiyor.
Yüzde 5 tasarruf bile önemli katkı sağlayabilir
Levine’in örnek hesabına göre, dolaylı giderleri aylık 20 bin dolar olan bir otelin yıllık harcaması 240 bin dolara ulaşıyor. Bu tutarda yüzde 5 tasarruf sağlanması, tesis başına yılda 12 bin dolar; 10 otellik bir grupta ise 120 bin dolar gider azalması anlamına geliyor.
Aynı harcama üzerinden yüzde 30 tasarruf varsayımı kullanıldığında, yıllık tutar tek otelde 72 bin dolara, 10 tesisli grupta 720 bin dolara yükseliyor. Bu rakamlar örnek hesap niteliğinde; gerçekleşecek net katkı, mevcut sözleşmelere, uygulanabilir tasarruflara ve varsa danışmanlık ücretlerine bağlı bulunuyor.
Sözleşme denetimi düzenli yapılmalı
Levine, otel ekiplerinin günlük operasyon yoğunluğu nedeniyle her tedarikçi kategorisinde ayrıntılı uzmanlık geliştirmesinin zor olduğunu belirtiyor. Bu nedenle fatura incelemeleri, piyasa karşılaştırmaları ve sözleşme müzakerelerinde uzman desteğinin değerlendirilebileceğini ifade ediyor.
Tasarruf çalışmasının kalıcı olması için fiyat artış hükümleri, otomatik yenilemeler, fesih koşulları ve hizmet kapsamının da izlenmesi gerekiyor. Satın alma birliklerinin veya danışmanların sunduğu avantajlar değerlendirilirken ücretler ve toplam maliyet hesaba katılmalı.
Oteller açısından temel fırsat, giderleri yalnızca muhasebe kayıtlarında görmek yerine hangi hizmete, ne kadar ve hangi koşullarla ödeme yapıldığını düzenli olarak sorgulamakta yatıyor.